Less is more

Có câu chuyện nho nhỏ về việc viết email.

Thời gian làm consultant, mình có làm việc onsite ở một công ty khách hàng. Ở đó mình làm việc cùng với một bạn Head of CX (Customer Experience). Tuy chỉ trong thời gian ngắn nhưng mình học được khá nhiều cách làm việc và tư duy của bạn.

Có một chi tiết mình vẫn nhớ.

Trong mọi giao tiếp, đặc biệt là bằng email, bạn thường viết rất ngắn gọn, đi thẳng vào ý chính, hầu hết là dùng bullet points. Có vài lần (chính xác là 2 lần) bạn gửi cho mình email khá dài. Và mình để ý cả 2 lần, ở cuối email bạn đều kèm theo dưới email một dòng: “Xin lỗi tao viết email này hơi dài, nếu có thời gian tao hẵn đã viết nó ngắn hơn”.

Hôm sau gặp bạn, mình hỏi: “Sao mày lại xin lỗi?”

Bạn trả lời như sau: “Một email dài sẽ làm người đọc bực mình khi nhận, mệt mỏi khi đọc, mất thời gian khi xử lý để nắm được ý mình muốn gì. → Viết một email ngắn mà vẫn truyền tải đủ ý sẽ làm cho người đọc có một trải nghiệm tốt hơn. → Nhưng viết ngắn cần phải có thời gian để optimize. → Và mấy lần viết dài cho mày là những lần tao đang gấp không có thời gian optimize. Nên tao có thói quen mỗi khi viết dài thì tao xin lỗi”.

“Less is more” – rule cơ bản nhất của UX – được bạn áp dụng vào cả việc viết email. Không quá khó hiểu khi bạn nắm toàn bộ mảng CX của một trong những công ty lớn nhất ở Úc.