Có câu chuyện nho nhỏ về việc viết email.
Thời gian làm consultant, mình có làm việc onsite ở một công ty khách hàng. Ở đó mình làm việc cùng với một bạn Head of CX (Customer Experience). Tuy chỉ trong thời gian ngắn nhưng mình học được khá nhiều cách làm việc và tư duy của bạn.
Có một chi tiết mình vẫn nhớ.
Trong mọi giao tiếp, đặc biệt là bằng email, bạn thường viết rất ngắn gọn, đi thẳng vào ý chính, hầu hết là dùng bullet points. Có vài lần (chính xác là 2 lần) bạn gửi cho mình email khá dài. Và mình để ý cả 2 lần, ở cuối email bạn đều kèm theo dưới email một dòng: “Xin lỗi tao viết email này hơi dài, nếu có thời gian tao hẵn đã viết nó ngắn hơn”.
Hôm sau gặp bạn, mình hỏi: “Sao mày lại xin lỗi?”
Bạn trả lời như sau: “Một email dài sẽ làm người đọc bực mình khi nhận, mệt mỏi khi đọc, mất thời gian khi xử lý để nắm được ý mình muốn gì. → Viết một email ngắn mà vẫn truyền tải đủ ý sẽ làm cho người đọc có một trải nghiệm tốt hơn. → Nhưng viết ngắn cần phải có thời gian để optimize. → Và mấy lần viết dài cho mày là những lần tao đang gấp không có thời gian optimize. Nên tao có thói quen mỗi khi viết dài thì tao xin lỗi”.
“Less is more” – rule cơ bản nhất của UX – được bạn áp dụng vào cả việc viết email. Không quá khó hiểu khi bạn nắm toàn bộ mảng CX của một trong những công ty lớn nhất ở Úc.
4 comments On Less is more
Đúng là viết ngắn mà vẫn truyền tải đủ nội dung cần nói, cô đọng, xúc tích thì khó hơn viết dài rất nhiều và cũng cần thời gian để luyện. Nhưng cần luyện từ viết dài nhưng rõ ràng mạch lạc đủ ý, rồi sau đó tập cô đọng và ngắn gọn dần, chứ ngay từ lúc đầu viết ngắn ngay thì dễ bị xơ xài ko có nội dung và cũng k truyền tải đc hết ý muốn nói. Cảm ơn anh Hiếu về bài viết
Tâm đắc nhất là câu Keep it simple và less is more đặc bt với ng bị Overthinking.
xin được phép anh hiếu đăng lên fanpage TS để cùng chia sẻ với mọi người ạ.
https://www.facebook.com/tsmediagroup/photos/p.935068623265913/935068623265913/?type=3&theater
Cảm ơn bài viết và chúc anh sức khỏe ^^
Hay quá anh hiếu ơi, Em đang ngồi kế một bạn client service có style gần như vậy và thấy rất đáng để học hỏi 😀
Sliding Sidebar